1. Úvodní ustanovení
1.1. Osobou, která osobní údaje zaměstnanců zpracovává a která je z tohoto důvodu správcem, je společnost DOBARY s.r.o., IČO: 086 39 973, se sídlem Modřice, Popovická 894, PSČ 664 42, která je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka č. 114612, kontaktní osoba: Mgr. Bc. Zbyněk Tersch, kontaktní e-mailová adresa: dobary@seznam.cz (dále jen „zaměstnavatel“).
1.2. Zaměstnavatel zpracovává osobní údaje zaměstnanců ručně i automatizovaně, vede evidenci veškerých činností, při kterých dochází ke zpracovávání osobních údajů zaměstnanců.
1.3. Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.
1.4 Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.
1.5. Při zpracování osobních údajů zaměstnavatel
- zpracovává osobní údaje ve vztahu k subjektům údajů korektně, zákonně a transparentně,
- shromažďuje osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a dále je nezpracovává způsobem, který je s těmito účely neslučitelný,
- zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,
- zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přesné a v případě potřeby aktualizované; zaměstnavatel k tomuto účelu přijme veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny,
- ukládá osobní údaje ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány,
- zpracovává osobní údaje způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
1.6. Zaměstnavatel provádí průběžně aktualizaci zpracovávaných osobních údajů zaměstnanců, zejména pokud zjistí nesprávnost některého ze zpracovávaných osobních údajů nebo zaměstnavatel obdrží od subjektu údajů informaci o změně některého ze zpracovávaných osobních údajů.
2. Zpracování osobních údajů z důvodu plnění právních povinností
2.1. Za účelem plnění zákonných povinností zaměstnavatele, které vyplývají zejména z pracovněprávních předpisů, předpisů upravujících státní politiku zaměstnanosti, bezpečnost práce, účast zaměstnance na veřejném zdravotním pojištění, důchodovém a nemocenském pojištění, daň z příjmu fyzických osob a archívnictví, zpracovává zaměstnavatel následující osobní údaje zaměstnanců:
- identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, rodné příjmení, titul, datum narození, rodné číslo, místo narození, státní příslušnost),
- kontaktní údaje (zejména adresu trvalého bydliště, doručovací adresu sdělenou zaměstnancem),
- další údaje (zejména dosažené vzdělání, údaje obsažené v pracovní smlouvě a související s pracovním poměrem (druh práce, místo výkonu, výše mzdy,…), zdravotní pojišťovna, soudem stanovené srážky ze mzdy, informace o pobírání důchodu, informace o zdravotním stavu, které jsou významné z hlediska vykonávané práce, údaje nezbytné pro stanovení daně z příjmů (zejména poskytnuté dary, příspěvky na penzijní pojištění, stavební spoření, informace o pracovních úrazech a nemocech z povolání), pokud musí zaměstnavatel tento osobní údaj zpracovávat za účelem plnění jeho povinností stanovených právními předpisy.
2.2. Právním důvodem pro zpracování osobních údajů dle tohoto článku je nezbytnost pro splnění právní povinnosti, která se na zaměstnavatele vztahuje. Souhlas zaměstnance k tomuto zpracování se nevyžaduje. Pokud by zaměstnanec odmítl některé z uvedených osobních údajů zaměstnavateli sdělit, nemohlo by dojít ke vzniku pracovněprávního vztahu nebo by pracovně právní vztah musel být ukončen, neboť by z tohoto důvodu zaměstnavatel nemohl plnit své povinnosti stanovené právními předpisy.
2.3. Osobní údaje zpracovávané dle tohoto článku zaměstnavatel předává osobám (zejména veřejných zdravotním pojišťovnám, České správě sociálního zabezpečení, finančnímu úřadu, soudům, exekutorům či insolvenčním správcům, osobám provádějícím školení BOZP a PO), pokud mu to ukládá právní předpis nebo je to nutné ke splnění právní povinnosti.
2.4. Osobní údaje dle tohoto článku zaměstnavatel zpracovává po dobu nutnou k dosažení uvedeného účelu. K ukončení zpracování pro tento účel tedy dojde po zániku těchto povinností zaměstnavatele, pokud právní předpisy nestanoví delší dobu.
3. Zpracování osobních údajů z důvodu plnění povinností vyplývajících ze smluvních vztahů
3.1. Za účelem plnění povinností z pracovní smlouvy nebo z dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr zpracovává zaměstnavatel následující osobní údaje:
- identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, titul, datum narození),
- kontaktní údaje (zejména adresu trvalého bydliště, doručovací adresu sdělenou zaměstnancem, emailovou adresu, telefonní číslo),
- další údaje (zejména dosažené vzdělání, údaje obsažené v pracovní smlouvě a související s pracovněprávním vztahem (druh práce, místo výkonu, rozsah pracovní doby, výše mzdy,…), číslo účtu pro výplatu mzdy, informace o zdravotním stavu, které jsou významné z hlediska vykonávané práce, evidence vstupu do budov zaměstnavatele a docházky, čerpání dovolené, překážky v práci, jazykové znalosti, odborné znalosti a dovednosti, informace o absolvovaných školeních a další informace týkající se zvyšování kvalifikace, informace o pracovních pomůckách, informace o odpovědnosti za škodu na svěřených hodnotách),
pokud musí zaměstnavatel tento osobní údaj zpracovávat za účelem plnění jeho povinnosti vyplývající z pracovní smlouvy nebo z dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo pokud jde to nezbytné pro komunikaci při výkonu práce.
3.2. Právním důvodem pro zpracování osobních údajů dle tohoto článku je jeho nezbytnost pro splnění pracovní smlouvy, resp. dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Souhlas zaměstnance k tomuto zpracování se nevyžaduje. Pokud by zaměstnanec odmítl některé z uvedených osobních údajů zaměstnavateli sdělit, nemohlo by dojít ke vzniku pracovněprávního vztahu nebo by pracovně právní vztah musel být ukončen, neboť by z tohoto důvodu zaměstnavatel nemohl plnit své povinnosti vyplývající z pracovní smlouvy nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr.
3.3. Osobní údaje dle tohoto článku zaměstnavatel zpracovává po dobu nutnou k dosažení uvedeného účelu. K ukončení zpracování pro tento účel tedy dojde po ukončení pracovněprávního vztahu a zániku všech souvisejících závazků a povinností.
4. Další související informace
4.1. Osobní údaje jsou zpracovávány v písemné podobě, kdy veškerá dokumentace je umístěna v uzamykatelných prostorách, a prostřednictvím informačního systému zaměstnavatele, jehož zabezpečení před ztrátami osobních údajů i před přístupem neoprávněných osob je pravidelně ověřováno.
4.2. Zaměstnavatel provádí při zpracování osobních údajů zejména následující technické a organizační opatření:
- uzamykání prostor správce, kde se osobní údaje zpracovávají,
- počítačů, ve kterých se osobní údaje zpracovávají, jsou chráněny bezpečným heslem,
- uzamykání osobních údajů v tištěné podobě do uzamykatelných skříní,
- zpracování osobních údajů pouze odpovědnými osobami,
- proškolení odpovědných osob, jak mají s osobními údaji nakládat.
4.3. Každý úkon, který zahrnuje jakékoli nakládání s osobními údaji, je zaznamenán v informačním systému zaměstnavatele, a to včetně údaje o osobě, která tento úkon provedla.
4.4. Přístup k osobním údajům zaměstnanců mají pouze osoby, u kterých to nutně vyžaduje dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány. Za tímto účelem u zaměstnavatele probíhá pravidelný audit.
4.5. Osobní údaje je zaměstnavatel oprávněn předávat jiným osobám pouze v případech, kdy je to nezbytné k dosažení daného účelu a pouze osobám, které poskytnou dostatečné záruky ochrany osobních údajů.
4.6. Zaměstnanci mající přístup k osobním údajům zaměstnanců jsou patřičně proškoleni o jejich ochraně a jsou povinni dodržovat mlčenlivost.
4.7. Zaměstnanci mají v souvislosti s ochranou osobních údajů následující práva:
- na přístup k jejich osobním údajům, které zahrnuje zejména právo získat od zaměstnavatele potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje, informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
- na opravu nepřesných osobních údajů; zaměstnanec má však současně povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které jsou o něm zpracovávané, nejsou přesné,
- právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud zaměstnavatel neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů,
- na omezení zpracování osobních údajů do doby vyřešení podnětu, pokud popírá přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování,
- právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů, ledaže se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí,
- na přenositelnost údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat o předání těchto údajů jinému správci,
- vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu zaměstnavatele; v případě, že nebude prokázána existence závažného oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami zaměstnance, zaměstnavatel zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu,
- kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je zaměstnavatel zpracovává na základě jeho souhlasu; tímto odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,
- obrátit se s podnětem nebo stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Tyto informace nabývají účinnosti dne 1. 9. 2023